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Oggi parlo di Word. Microsoft Office Word. In questi giorni ho avuto modo di utilizzarlo parecchio. Nell’occasione, ho deciso di dare una sistematina al “Template MAS Word”, così da aiutare anche il resto del team ad utilizzare uno strumento tanto utile quanto bistrattato.

E’ incredibile, infatti, quanto spesso venga utilizzato Word, e quanti improperi gli rivolgiamo tutti noi, in rapporto a quanto poco tempo abbiamo mai dedicato all’attività formativa su questo strumento.

Io, personalmente, lo uso forse per il 10-20% delle sue reali potenzialità (ipotizzo: perché non conoscendo tutte le funzionalità, posso farmi giusto una vagaidea). Mi limito ad utilizzarlo, a vederlo come strumento per raggiungere un determinato fine. Certamente non rappresenta lui stesso il fine… né mai penso lo rappresenterà!

Devo dire, però, che con la nuova versione di Office 2010, da poco tempo installata anche sul mio PC, ho trovato un nuovo feeling con Word. Qualche nuova funzionalità me lo ha reso più gradevole ed il passaggio 2007-2010 è stato certamente molto meno traumatico dell’allora doloroso salto 2003-2007…

Ci sono un po’ di cose carine, nel nuovo Word, che mi hanno favorevolmente colpito. In modo particolare, è la gestione dello spazio alla sinistra del “foglio” che mi ha entusiasmato, grazie alla possibilità di vedere la struttura del documento (navigabile) o la “preview” delle pagine, in perfetto stile Power Point.

Non è, però, delle cose che mi sono piaciute, che vorrei parlare. E neppure di quelle che, anche, se non mi sono piaciute, sono comunque riuscito a gestire. Bensì è delle cose su cui ho avuto problemi che mi vorrei soffermare, magari chiedendo una mano per riuscire a risolvere il problema in modo definitivo.

Sorvoliamo sul fatto che la nuova visualizzazione a slide permette sì di selezionare una pagina, ma non di cancellarla (come invece può avvenire nel caso delle slide).

Lasciamo perdere anche le difficoltà incontrate nel settare come definitivi sia gli elenchi puntati (ma non i suoi: quelli che voglio io!!!) sia i titoli dei vari paragrafi (gestito con Styles in Home, ma non se faccio ricorso al Tab).

C’è una cosa, però, su cui potrei anche decidere di mettere una ricompensa: scoprire come poter gestire una Section Break (in cui ad esempio si mette qualche pagina in orizzontale, tanto per intenderci) linkando le due Section prima e dopo la pagina in orizzontale, così che Header & Footer della Section in fondo possano recepire in automatico le informazioni contenuti nei corrispondenti Header & Footer della Section pre-foglio-girato.

Nel frattempo, però, ho trovato con viva soddisfazione il miglior metodo per aggiornare in maniera automatica tutte le didascalie di figure e tabelle contenute in un determinato documento. Volete sapere come si fa? Andare in “Print Preview” e tornare indietro.

Meglio non aggiungere altro…

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Nel mio precedente post vi ho parlato di come organizzare al meglio la vostra ToDo List in modo da essere più efficaci ed efficienti. Continuando sullo stesso filone della produttività oggi invece sposterò la mia attenzione verso un altro aspetto e vi parlerò dell’ambiante di lavoro.

Anche se l’ufficio dovrebbe essere un luogo per il lavoro produttivo ed efficiente purtroppo non è sempre così. Navigando sul web mi sono però imbattuto in un articolo che descrive alcuni accorgimenti per aiutare a creare un ambiente di lavoro più mirato.

• Implementare gli elementi riproducibili dei luoghi in cui si è più produttivo: a volte non si lavora meglio in un ufficio perché siamo più produttivi in ​​un coffee shop. E se non un caffè, magari sotto un albero in una giornata soleggiata o in una stanza tranquilla e solitaria. Qualunque sia il caso, la posizione fa la differenza per tutti in modi diversi. Se si riesce dunque a rendere l’ufficio più simile a quel particolar luogo si può attingere a ciò che lo rende il vostro posto di lavoro preferito.

• Mettere insieme una work-friendly playlist: lavorare in silenzio per tutto il giorno non è necessariamente l’opzione più produttiva. In effetti, la musica può rendere più produttivi e può suscitare una risposta emotiva utile per farti andare quando la motivazione è carente e bloccare le distrazioni che sarebbero più udibili in una stanza silenziosa.

• Organizzare la tua comunicazione quotidiana: lo spazio di lavoro non è l’unica cosa che richiede organizzazione. Se non si organizza la comunicazione quotidiana utilizzando dei canali con velocità appropriata si spreca molto tempo prezioso. A volte scrivere una e-mail è il modo migliore per gestire un problema, ma altre volte si può essere più efficaci su qualcosa di più conciso come la messaggistica Twitter o qualcosa di più live come l’instant messaging.

• Organizzare gli elementi dell’ufficio per importanza in modo di avere accesso rapido agli elementi più importanti: la ricerca di elementi in cassetti della scrivania, ovviamente, non è produttivo se siete disorganizzati, ma avere ogni cosa al suo posto non è necessariamente il modo più efficiente per accedere ai tuoi oggetti. E’ necessario creare una gerarchia in modo che le voci più comunemente utilizzate siano nel primo cassetto e il contenuto dei cassetti rimanenti sia meno rilevante. In questo modo si spenderà poco tempo alla ricerca dei documenti.

• Ridurre l’affaticamento degli occhi quando fissiamo uno schermo tutto il giorno: molti di noi hanno lavori che ci richiedono di fissare uno schermo del computer tutto il giorno e questo non è il massimo per i nostri occhi. Fortunatamente, il software libero viene in soccorso. In primo luogo, EyeDefender può aiutare a ricordare di prendere una pausa dal vostro schermo ad intervalli regolari in modo da non cadere nella Computer Vision Syndrome (CVS). Ci sono anche alcune opzioni per rendere la lettura più facile per i tuoi occhi in condizioni di scarsa luminosità. Un’applicazione chiamata F.lux per la modifica della luminosità dello schermo (e colore) va a renderlo più delicato sugli occhi.

• Nascondere o mostrare creativamente i cavi: ci sono molti modi per gestire e nascondere i cavi. È possibile utilizzare tubi in PVC, un cavo telefonico a spirale, clip legante e magneti, tubi di carta, e molto altro. In alternativa, se nascondere i cavi non è possibile ci sono modi creativi per visualizzarli. Tutto ciò che serve è un buon pattern e il gioco è fatto. In entrambi i casi, l’ingombro dei cavi è uno dei problemi che deve essere affrontato in maniera regolare in quanto possono distrarre durante il lavoro. Impiegare un po di tempo per risolverlo può garantire un futuro molto più produttivo.

• Mantenere i file di lavoro sincronizzati Everywhere You Go: è bene mantenere il vostro lavoro in ufficio, ma a volte è necessario accedere a file importanti quando si è lontani dalla scrivania. Sincronizzare i servizi di cloud storage come Dropbox e SugarSync è incredibilmente utili quando avete bisogno di accedere ad alcuni file da più computer o dispositivi mobili.

• Automatizzare l’apertura e chiusura delle tue applicazioni sul computer per rimuovere il tempo di attesa dal tuo flusso di lavoro: quando si arriva in ufficio ogni giorno e si devono aprire tutte le applicazioni, i documenti di cui si stava lavorando, e quant’altro è necessario per iniziare, si può perdere un po ‘di tempo e di motivazione. Questo, naturalmente, si può rimediare con un po ‘di automazione. E ‘abbastanza facile avere tutte le applicazioni aperte automaticamente ogni volta che si avvia, ma si può anche automatizzare la pulizia del desktop e praticamente qualsiasi altra cosa su Windows e Mac. Quanto più è possibile automatizzare e meno ci troveremo a fare, il che è sempre un vantaggio per la produttività.

• Ottimizza il tuo spazio di lavoro: Se si sta seduti tutto il giorno al lavoro, la cosa migliore che potete fare per il vostro corpo è quello di ottimizzare lo spazio ergonomico. Probabilmente avete già sentito che stare seduti tutto il giorno abbrevia il ciclo di vita, ma se (come me) a causa del vostro lavoro non potete fare altrimenti, si possono almeno bloccare alcuni degli effetti collaterali come lesioni da sforzo ripetitivo (RSI), problemi alla schiena, e altro ancora.

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In ambito Business parliamo spesso di questi concetti:

1. Strategia;
2. Pianificazione;
3. Budget;
4. Quote di mercato;
5. Return on Equity.

Se ne abusa, si usano spesso, li si riporta in diversi contesti, li si usa frequentemente…ma cosa sono? Concetti, astrazioni, elucubrazioni. In ambiti più informali di un Blog si darebbe a questi 5 concetti un’accezione molto più dispregiativa. Forse contorsioni mentali?

Molto spesso dopo una serie di domande che iniziano con la parola “come” queste astrazioni scricchiolano di fronte al senso pratico.

Ora come è possibile che un Business Game, basato su un modello di simulzione Powersim, guidi in modo disciplinato una serie di azioni, concrete e coerenti, finalizzate a un obiettivo ben preciso?

Si decide inserendo numeri che agiscono su un determinato intervallo temporale. I numeri vengono inseriti in base ad obiettivi quantificati in modo chiaro e riferiti ad una precisa data. Gli obiettivi hanno un diverso peso strategico in base a dei numeri.

In un Business Game, che tipicamente dura due giorni, bisogna ad esempio raggiungere degli obiettivi annuali attraverso quattro turni che rappresentano trimestri.

Nei due giorni si pianificano azioni concrete che forniscono risultati trimestrali in base ai quali, dopo un’analisi degli scostamenti fra risultati trimestrali ed obiettivi annuali, si decide cosa fare nel trimestre successivo.

MAS Consulting insieme a Strale cala l’ A.S.S.O. dando concretezza ai 5 punti riportati all’inizio di questo Post.

Siete curiosi di sapere cosa significa A.S.S.O…?

Seguiteci!

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Risolvere i problemi, è questo che ogni giorno il team di MAS Consulting cerca di fare nel miglior modo possibile.
Spesso la gente si chiede di cosa si occupi nel concreto una società di consulenza, spesso il consulente viene catalogato come un “venditore di chiacchere”.
Da quando faccio questo lavoro cerco di capire perché esistono e si sono formati questi luoghi comuni.
Una risposta a questa domanda l’ho trovata, incisa in uno dei progetti su cui ho lavorato quest’anno: la realizzazione di uno strumento per supportare la pianificazione della produzione di Yacht.
Il risultato finale, la parte tangibile del progetto è stata la consegna al cliente di un software che quotidianamente permette di pianificare e ottimizzare l’utilizzo di postazioni e risorse all’interno dell’azienda, di valorizzare al massimo gli asset esistenti per garantire la puntuale consegna delle imbarcazioni al cliente finale.
Quello che può non essere chiaro agli occhi degli scettici è il ritorno economico della consulenza in questione; perché a ben guardare non c’è un aumento delle vendite derivato dall’utilizzo del software, la sola voce a conto economico a fine anno dell’azienda sarà il pagamento dell’applicativo.
Credo che da ciò nascano i diversi luoghi comuni sui consulenti; perché generalmente cataloghiamo le azioni che ci fanno guadagnare direttamente soldi come “giuste e utili” e quelle che ce ne fanno sborsare come “sbagliate e inutili”.
Forse però non tutti tengono conto dell’insieme dei fattori che rendono un’insieme di persone una società vincente e leader di mercato; certamente non tutti sono responsabili della produzione di un’azienda che produce Yacht, non sono costretti quotidianamente a dialogare con l’ufficio vendite e con la produzione e non devono soddisfare le richieste e le esigenze degli uni e degli altri.
Non tutti ogni giorno devono riorganizzare il lavoro di decine di persone nel miglior modo possibile e nel minor tempo possibile.
E’ un peccato che non sia chiaro a tutti che garantire i tempi di consegna e rispettare le scadenze sono fattori che determinano affidabilità e forza di un’azienda agli occhi dei propri clienti e che proprio grazie a tutto questo i nostri clienti parleranno bene della società e saranno quindi i nostri primi venditori.
A tutti è chiaro quanto costa una consulenza, a pochi è chiaro quanto è possibile risparmiare e guadagnare grazie ad essa, forse è proprio per questo che esistono ancora certi luoghi comuni.

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Ieri sera sono stato al concerto di Lorenzo (Jovanotti). Veramente un grandissimo spettacolo: bello, emozionante, carico di energia, pieno di positività.

Mi è piaciuto lo show. Mi è piaciuto lo show-man.

Tra le tante cose che mi hanno colpito, ce ne sono alcune che ho voglia di condividere con chi legge questo post.

Mentre il super-in-forma Lorenzo Jovanotti cantava e ballava la canzone “Ora”, mi hanno colpito queste parole: “non c’è montagna più alta di quella che non scalerò, non c’è scommessa più persa di quella che non giocherò”. A questo aggiungo anche una mia ulteriore versione “non c’è sfida più persa di quella che non accetterò” (che forse non è stata inserita perché un po’ difficile da cantare… J ).

E qui mi si è materializzato nella mente il seguente triangolo: MAS – Europa – Jovanotti.

Cosa c’entrano queste tre cose così apparentemente distanti tra loro, vi chiederete.

Ebbene, il legame c’è. E proviamo insieme a capirne il perché.

Stiamo fronteggiando a livello europeo, ma forse anche mondiale, una crisi di proporzioni immense. Jovanotti, in un breve speach sull’argomento, ha ribadito ai suoi fan un concetto a me molto caro: tutti quanti siamo chiamati a fare il nostro dovere. E, oggi più che mai, a farlo nel migliore dei modi possibili!

Noi di MAS siamo alla chiusura di un anno estremamente interessante, ricco di conferme da clienti storici, di ritorni al passato, grazie a prestigiose aziende che si avvalgono nuovamente dei nostri servizi, e di nuove opportunità che si sono aperte all’orizzonte, e che ci fanno guardare con positività al 2012.

MAS rappresenta, nel gergo “Jovannottiano”, quella sfida che sarebbe certamente persa… solo se dovessimo decidere di non accettarla!

Io la voglio accettare. Con forza e determinazione. In barba alla gigantesca crisi (no, Thomas, per ora i dollari non li compro ) e con la certezza che il buon lavoro, figlio della qualità e della costanza, alla fine non può non premiare.

Colgo anche l’occasione per fare un grosso in bocca al lupo a Serena. Alla sua prima Full-Week in MAS. Tranquilla: i nani spariranno presto dalla tua testa. I problemi, invece, saranno tutti di fronte a te (questo solo in virtù del nuovo layout dell’ufficio!).

PS: grazie mille a Lara e a Billa, che ci hanno tenuto il piccolo Luchino regalandoci una splendida serata

PPS: per Fabio. La multa te la pago in Euro…

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Voglio parlare di Obiettivi, sul lavoro come nella vita.
Lavoro in una azienda dinamica, e con molto entusiasmo approccio ai vari progetti che step by step sviluppiamo e rilasciamo. La scelta di prefissarci scadenze è spesso guidata da necessità del cliente, ma è assai costruttivo fissare scadenze intermedie, anche solo per un confronto interno.

Capire a che punto siamo, per capire dove vogliamo arrivare.

L’importanza del vedere un traguardo, concetto oramai acquisito in ambito lavorativo, talvolta sfocia nel privato ed è bello constatare come sia stimolante l’affrontare prove al fine di concretizzare gli obiettivi che ci siamo prefissati.

Lo spunto per questo breve articolo giunge dall’ultima conquista personale mia e di altri colleghi. Diversi mesi fa ci si rese conto di avere un obiettivo comune e di volerlo concretizzare nel corso dell’anno. Pochi mesi per la parte burocratica, pochi mesi per prendere familiarità con lo strumento.

Alle naturalmente positive considerazioni sul come in questi mesi ci si sia vicendevolmente supportati da ottimo team di lavoro, aggiungo volentieri la mia personale soddisfazione. Bello avere obiettivi, bello raggiungerli. MAS Consulting è un’azienda dinamica, ed il 100% dei suoi componenti ha ora un concetto di dinamicità che viaggia sulle due ruote…

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La semplicità e l’immediatezza di utilizzo dei prodotti sono spesso la chiave vincente. Oggi vediamo come il mercato della Business Intelligence ha preso la direzione del “Less is More”.

Per affrontare il tema non può mancare il quadrante di Gartner del 2011. In questa sede ne proponiamo una versione lievemente modificata da me.

L’obiettivo della modifica è evidenziare le tecnologie di Business Intelligence più semplici e intuitive (verdi) da quelle tradizionali (rosse).

Tale segmentazione è stata trattata dallo stesso Gartner attribuendo alle due diverse aree i seguenti nomi:

• area verde: “data discovery platforms”;

• area rossa: ” traditional technologies”.

Le data discovery platforms sono le tecnologie emergenti che stanno riscontrando grosso successo.

Il motivo fondamentale di tale crescita è la semplicità a 360° sia dal punto di vista di chi progetta il sistema (Consulente) sia dal punto di vista di chi usa il sistema (Utente).

Gli Utenti tipicamente necessitano un sistema che in poco tempo permetta di raggruppare dati da diverse fonti. Le esigenze degli utenti tendono inoltre a cambiare frequentemente, dunque la flessibilità è una caratteristica chiave per un sistema di Business Intelligence. Il design della reportistica è un’altro aspetto essenziale per gli utenti.

I Consulenti hanno bisogno invece di una tecnologia solida che permetta la costruzione di prototipi accattivanti molto velocemente.

Le data discovery platforms presenti nell’area verde vengono incontro a queste esigenze eliminando tutti i passaggi di progettazione che non creano valore sia per gli Utenti che per i Consulenti.

Less is more.  Potrei dilungarmi nell’articolo ma anche io preferisco catturare l’essenza di questo concetto, rimandando alla prossima volta gli approfondimenti.

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Lavorando come sviluppatore e avendo a che fare contemporaneamente con più progetti mi rendo spesso conto che non è così facile riuscire ad organizzare in modo efficace ed efficiente le cose da fare durante una giornata lavorativa. Una lunga lista di task che si accorcia lentamente può dunque portare alla sensazione che non si stia facendo abbastanza.

Navigando in rete mi sono però imbattuto in qualcosa che potrebbe aiutare ad organizzare meglio le varie attività: La regola del 3 + 2 (così deniminata dallo sviluppatore che l’ha ideata: Jakub Stastny).

In cosa consiste tale regola?

Supponiamo che al mattino si pensi di poter fare 5 task ma poi uno dei task impiega più tempo del previsto impedendoci di completare tutta la lista. Questo ti fa sentire come se non avessi fatto abbastanza.

Per ovviare a ciò basta pertire dal pressupposto che si possono fare 3 cose grandi e 2 piccole durante la giornata lavorativa. Le voci principali dovranno richiedere da 2 a 3 ore mentre quelle minori non più di 20 minuti. I risultati?
Secondo Jakub Stastny:

• Si ottiene di più perchè le attività preventivate non vengono rimandate a giorni successivi;
• si è molto più concentrati su quello che si fa;
• Meno cambi di contesto tra i vari task da fare.

A mio avviso il fattore più time-consuming è proprio quello inerente ai cambi di contesto tra i vari progetti.
Il passare da un progetto all’altro comporta infatti una quantità di tempo rilevante per riprendere in mano il codice del software e per ottenere nuovamente la giusta concentrazione che permette di operare con velocità ed efficienza.

Chiaramente questa è un’opinione personale e anche la regola del 3 + 2, come detto dal suo ideatore, può essere soggetta a critiche o elogi.

A voi la possibilità ti testarla e trarre le vostre personali conclusioni.

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